Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Memorant biedt software waarmee uitvaartondernemers hun werk kunnen ondersteunen. In dit privacybeleid leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Voor vragen kunt u contact opnemen via info@memorant.nl.

Memorant wordt geëxploiteerd door Hidden Pixels, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71063544, gevestigd te Hilversum.

Voor de gegevens van uw eigen account en de manier waarop u Memorant gebruikt, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die u als uitvaartondernemer in dossiers vastlegt (bijvoorbeeld over overledenen en nabestaanden) treden wij op als verwerker: u bepaalt het doel, wij verwerken die gegevens in uw opdracht.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Accountgegevens: uw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en eventueel telefoonnummer, adres, KvK- en btw-nummer.

Gebruiksgegevens: technische gegevens over uw gebruik van de app, zoals inloggegevens en logbestanden.

Betaalgegevens: gegevens rond uw abonnement. De daadwerkelijke betaling verloopt via onze betaalpartner; wij bewaren geen volledige kaartgegevens.

Dossiergegevens: de gegevens die u zelf in Memorant invoert of laat verwerken, waaronder gespreksopnames, transcripten en gegevens van overledenen en nabestaanden. Dit kunnen gevoelige gegevens zijn; u bent er als uitvaartondernemer verantwoordelijk voor dat u deze mag verwerken.

3. Waarvoor en op welke grondslag?

Wij verwerken uw gegevens om de dienst te leveren en te verbeteren, om uw abonnement en betalingen af te handelen, om met u te communiceren en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

De grondslagen hiervoor zijn de uitvoering van de overeenkomst met u, ons gerechtvaardigd belang (een goede en veilige dienst) en, waar van toepassing, uw toestemming of een wettelijke plicht.

4. Met wie delen wij gegevens?

Wij schakelen dienstverleners in die gegevens voor ons verwerken. Met hen sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Het gaat onder meer om: Vercel (hosting), Supabase (database), Stripe (betalingen), Resend (e-mail), Anthropic (AI-verwerking van gesprekken en teksten) en Google (inloggen met Google).

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen gegevens alleen met derden wanneer dat nodig is voor de dienst of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Accountgegevens bewaren wij zolang u een account heeft. Dossiergegevens bewaart u zelf en kunt u verwijderen; na beëindiging van uw account verwijderen of anonimiseren wij gegevens binnen een redelijke termijn, behoudens wettelijke bewaarplichten (zoals fiscale bewaarplichten voor facturen).

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik, zoals versleutelde verbindingen en afgeschermde toegang.

7. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdracht van uw persoonsgegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Neem hiervoor contact op via info@memorant.nl.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies

Memorant gebruikt alleen functionele cookies die noodzakelijk zijn om de dienst te laten werken, zoals uw inlogsessie. Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies.

9. VoorvitPlan

VoorvitPlan is een functie van Memorant waarmee uitvaartondernemers hun cliënten kunnen uitnodigen om uitvaartwensen vooraf vast te leggen. De cliënt vult zijn of haar wensen in via een persoonlijke, beveiligde link.

Deze gegevens worden opgeslagen op Europese servers en zijn uitsluitend toegankelijk voor de cliënt zelf (via de link) en de uitvaartondernemer (na invoer van de PIN). De verwerking geschiedt op basis van toestemming (AVG art. 6 lid 1a); de cliënt geeft toestemming bij het instellen van de PIN.

Memorant heeft geen operationele toegang tot de inhoud van VoorvitPlan-profielen. De PIN is opgeslagen als een niet-omkeerbare hash.

De uitvaartondernemer kan een uitnodiging intrekken, waarna de bijbehorende gegevens binnen 30 dagen worden verwijderd. Na ontgrendeling vallen de gegevens onder de verwerkingsverantwoordelijkheid van de uitvaartondernemer.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De actuele versie vindt u altijd op deze pagina.